Funktionsübersicht

	BeautyAce Bürosoftware für Mary Kay Schönheitsberaterinnen und Direktorinnen

Funktionsübersicht

Die Funktionsvielfalt von BeautyAce kann hier nur kurz angerissen werden. Den Besten Einblick erhalten Sie, wenn Sie selber mal am Computer mit BeautyAce arbeiten. Sie brauchen dazu nicht die "Katze im Sack" zu kaufen, es gibt eine Demoversion, mit der sie BeautyAce ausreichend testen können, bevor Sie sich für einen Kauf entscheiden.

Die kürzeste Übersicht über die Möglichkeiten von BeautyAce bietet Ihnen mein 2-seitiger Werbe-Flyer. Diesen Werbe-Flyer können Sie ausdrucken, wenn Sie z.B. befreundeten oder bekannten Schönheits-Consultants von BeautyAce erzählen möchten - z.B. auf Ihrem wöchentlichen Meeting oder bei Ihrem Teamtreffen. Ich habe leider keine Möglichkeit aktiv für BeautyAce Werbung zu betreiben und bin daher auf Mundpropaganda angewiesen und sehr dankbar, wenn man BeautyAce so zu etwas mehr Bekanntheit verhilft.

Die ausführlichste Beschreibung stellt die Beautyace-Hilfe dar. Wem das zunächst zu viel ist, der erhält nachfolgend einen Überblick über die wichtigsten Funktion von BeautyAce.

BeautyAce ist nicht nur ein umfassendes Programm zur Kundenverwaltung, sondern hinter BeautyAce steht eine richtige Philosophie zur Betreuung von Mary Kay Kundinnen.

Auf einen Nenner gebracht sind die wichtigsten Vorteile für Sie, wenn Sie mit BeautyAce arbeiten:

Optimierung Ihrer Kundenbetreuung (Philosophie zur Betreuung von Mary Kay Kundinnen)

Zeitersparnis im Büro

Schluss mit Zettelwirtschaft

Professionielle Adressetiketten

Personalisierte E-Mails und SMS und selbstverständlich Serienbriefe sind ein Kinderspiel!

BeautyAce-App ermöglicht Ihnen unterwegs mit Ihrem Smartphone auf die wichtigsten Daten zuzugreifen

Der folgende Streifzug durch einige Funktionen und Bilder von BeautyAce ist in folgende Abschnitte aufgeteilt:

Die Kundenübersicht

Quittungsdruck

Produktbestellungen

Die ToDoListe

Der Wochenbericht

Erstellung von Drucksachen

Sonstige Funktionen

Technische Vorraussetzungen

Die Kundenübersicht

Für eine gute Kundenpflege brauchen Sie eine Kundenübersicht, die Sie bei der Vorbereitung eines Kundenkontaktes bzw. während eines Telefongespräches bestens unterstützt!

Bei Auswahl einer Kundin, listet Ihnen BeautyAce alle Kontakte auf, die Sie mit dieser Kundin hatten. Sie sehen auf einen Blick: an welchen Schulungen die Kundin teilgenommen hat; wann Sie zuletzt Produkte gekauft oder umgetauscht hat; welche Serienbriefe sie erhalten hat; Bemerkungen, die Sie sich ggf. notiert haben etc.

Sie können aus BeautyAce direkt E-Mails oder SMS versenden, sowohl an einzelne Kundinnen als auch als Serien-Aktion. Serienaktion mittels E-Mail oder SMS erfolgen personalisiert - also mit persönlicher Anrede! Selbstverständlich werden versendete E-Mails oder SMS direkt in der Kontakthistorie der jeweiligen Kundin gespeichert (wichtig bei einem zukünftigen Kundenkontakt).

In einer anderen Übersicht erkennen Sie, welche Produkte Ihre Kundin insgesamt gekauft und umgetauscht hat, und wie lange es her ist, dass sie ein bestimmtes Produkt erworben hat.

Wissen Sie immer, ob und welche Proben Sie an Ihre Kundin überreicht haben? BeautyAce vergisst auch solche Kleinigkeiten nicht. Es ist doch schön, wenn Sie sagen können „Wie hat Ihnen das Dusty Pink gefallen?“ Für Sie ist es ein Anknüpfungspunkt zu einem Kundenkontakt und Ihre Kundin fühlt sich persönlich betreut.

Zur Kundenübersicht von BeautyAce gehören selbstverständlich auch die typischen Kundendaten wie Adresse, Telefonnummern, Geburtsdatum usw. und wenn Sie wollen auch das Schönheitsprofil der Kundin. Wenn Sie eine digitale Fotokamera besitzen können Sie sogar Ihre Schminkbilder hinterlegen.

Alle Kundinnen, Teammitglieder, bekannte Consultants oder zu anderen Gruppen gehörende Personen werden in einer Liste geführt, die Sie nach vielen Kriterien filtern und sortieren können. Hier einige Beispiele:

alle Ihre Basiskundinnen

die für über 200 € bei Ihnen bestellt haben

die Geburtstagskinder im Monat Mai

an der Tätigkeit interessierte Kundinnen

In dieser Liste wählen Sie auch die Personen, die einen Serienbrief erhalten sollen. Serienbriefe, können Sie übrigens auf Knopfdruck erzeugen. Das gleiche gilt für den Serienversand per E-Mail, der häufig nicht nur einfacher und schneller ist, sondern auch noch Porto spart. Und das Beste ist: Beauty-Ace merkt sich sogar, wem Sie einen Brief oder eine E-Mail geschickt haben.

Quittungsdruck

Die Produktverkäufe können Sie in einem Kontakt erfassen und natürlich auch als Rechnung bzw. Quittung ausdrucken. Der Quittungsdruck ist auf viele Arten individuell einstellbar. Hier sehen sehen einen Beispielrechnung.

Produktbestellungen

BeautyAce unterstützt Sie in Ihrem Büro bei der Bestellung von Mary Kay® Produkten. Die zwingend benötigten Produkte ermittelt BeautyAce selbstständig. Weitere Produkte fügen Sie aus der Artikelliste hinzu, die Gesamtkosten sind dabei jederzeit ersichtlich. Mit speziellen Funktionen unterstützt Sie BeautyAce bei der Zusammenstellung der Bestellliste.

Die ToDo-Liste

Neben einer guten Kundenübersicht unterstützt Sie BeautyAce bei Ihrer Kundenpflege auch mit einer ToDo-Liste.

	Sie werden nach entsprechender Zeit (für jede Kundin individuell einstellbar) erinnert, Ihre Kundin anzurufen.
	BeautyAce unterstützt auch die “2+2+2 Wiedervorlage“, die Sie von Mary Kay® kennen. Ein Mausklick genügt und 3 Termine (2 Tage/Wochen/Monate) sind vorgemerkt.
	Einige Kundinnen möchten bei neuen Produkten informiert werden. Ein Knopfdruck genügt und Sie haben für jede dieser Kundinnen eine "Telefonaktivität" in Ihrer Terminliste.
	Vielleicht wollen Sie bestimmten Kundinnen persönlich zum Geburtstag (vielleicht aber auch nur zu runden Geburtstagen, zum Hochzeitstag oder zum Geburtstag des Ehemannes) gratulieren. Alles kein Problem, BeautyAce trägt für Sie automatisch einen Termin ein und erinnert Sie automatisch. Über installierte Vorlagen, die individuell verändert werden können, sind es dann nur ganz wenige Mausklicks um eine Gratulations-E-Mail oder Gratulations-SMS zu versenden.

Der Wochenbericht

Den wöchentlichen Erfolgsbericht können Sie nach folgendem Muster auf "Knopfdruck" produzieren.

Wenn Sie Excel© besitzen, können Sie den Wochenbericht alternativ dazu auch in dieser Form produzieren:

Erwähnen möchte ich, dass Sie für die Wochenberichte keine zusätzlichen Erfassungen vornehmen müssen. BeautyAce ermittelt die Daten selber aus den Kontakten, die Sie erfassen.

Erstellung von Drucksachen

Mit BeautyAce können Sie Drucksachen für Ihr Geschäft erstellen. Dazu gehören Adressetiketten, Visitenkarten, Fragebögen, Lastschriftvereinbarungen etc. Beachten Sie, dass Sie mit eine Dymodrucker auch folgende Art von Adressetiketten erstellen können.

Für die Herstellung der BeautyAce Drucksachen benötigen Sie Word2000^© oder höher.

Sonstige Funktionen von BeautyAce

Zu Ihrer Arbeitserleichterung stellt Ihnen BeautyAce weitere Listen zur Verfügung:

	Offene Rechnungen
	Noch auszuliefernde Produkte
	Durchgeführte und gebuchte Schulungen
	Geliehene und Verliehene Produkte/Dinge
	Buchungszentrale mit Umsatzsteuervoranmeldung und Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR)
	...

Ein besonderes Highlight in BeautyAce ist die Möglichkeit personalisierte E-Mails und SMS direkt aus dem Proramm heraus versenden zu können. Personalisierte E-Mails und SMS sind E-Mails und SMS an Kundinnen (oder z.B. Team- oder Unitmitglieder) bei denen die angeschriebene persönlich mit Namen angesprochen wird (und nicht unpersönliche mit "Liebe Kundin,").

Wenn Sie Lastschriften abrufen wollen, dann können Sie das mit dem Lastschriftmodul (separat kostenpflichtig).

Mit der Notizfunktion können Sie beliebige Hinweise als “gelbe Zettel“ am Bildschirm platzieren, sowie unter bestimmten Stichworten speichern und auf diese Weise leicht wieder finden.

Die Artikelliste gibt u. a. Auskunft darüber welche Produkte Sie wie oft verkauft, umgetauscht, als Eigen- oder Demobedarf verwendet und wie hoch und welchen Wert Ihr aktueller Lagerbestand hat. Die Aktualisierung der Artikelliste erfolgt automatisch und kostenlos über das Internet.

Alljährlich steht Ihre Einkommensteuererklärung an. Hier unterstützt Sie BeautyAce mit einer einfachen Buchführung und der Überschussrechnung. Dazu gehört neben der Verwaltungsfunktion für Anlageobjekte (Afa) und der Umsatzsteuervoranmeldung auch ein intelligentes Fahrtenbuch, dass selbstständig an geeigneten Stellen Vorschläge für das Fahrtenbuch anbietet, die Sie nur noch mit OK bestätigen müssen.

Mit der Importfunktion können Sie Kunden- und Adressdaten von einem anderen Programm übernehmen.

Eine Exportfunktion übermittelt Kunden- und Adressdaten nach Outlook. Von dort aus können Sie Ihr Handy mit Daten beliefern, so dass Ihnen mit wenigen Mausklicks Ihr gesamter Kundenstamm in Ihrem Mobiltelefon zur Verfügung steht.

.. und vieles mehr...

Technische Voraussetzungen

Das Programm läuft auf folgenden Betriebssystemen:

	Windows 7
	Windows Vista
	WindowsXP^©
	Windows2000^©
	WindowsMe^©
	Windows98^©
	Mac OS mit Parallels Desktop (und einem der aufgeführten Windows-Betriebssysteme)

Für BeautyAce 6.0x wird mindestens Windows XP benötigt.

Die Bildschirmauflösung muss mindestens 1024*768 betragen.

Die BeautyAce-Hilfe

Den ausführlichsten Überblick bietet die Beautyace-Hilfe. Sie beschreibt jede Funktion ausführlich und dient natürlich zum Erlernen des Programms.

Aus Sicherheitsgründen wird der Zugriff auf die Hilfeseiten der herunter geladenen BeautyAce-Hilfe vermutlich blockiert. Gehen Sie folgt vor um die Blockade aufzuheben:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die herunter geladene Datei ba_halp.chm und wählen Sie den Kontextmenübefehl Eigenschaften.
Im Eigenschaftsfenster klicken Sie in der Registerkarte Allgemein (siehe unten) auf die Schaltfläche Zulassen und anschließend auf die Schaltfläche Übernehmen - nun dürften die Hilfeseiten angezeigt werden.